01
Die Liste ist nie aktuell
Krankmeldungen kommen per Telefon, Zettel oder Zuruf — und erreichen nicht jede Betreuungskraft. Am Nachmittag weiß niemand sicher, wer eigentlich da sein müsste.
Anwesenheit in der OGS digital erfassen
Die Papierliste am Klemmbrett hat ausgedient, sobald die Gruppen größer werden: Wer ist da, wer ist krank, wer wurde schon abgeholt? OGS-Flow beantwortet das in Echtzeit — und hält jede Abwesenheit nachvollziehbar fest.
01 — Der Alltag heute
Wo es im Alltag hakt
02
Freitext statt Fakten
„Fehlt“, „k“, „Arzt?“ — handschriftliche Vermerke lassen sich später kaum auswerten. Für Rückfragen von Eltern oder Träger fehlt die Grundlage.
03
Monatsende heißt Abtippen
Für Abrechnung und Trägerberichte werden Papierlisten in Excel übertragen. Das kostet Stunden und produziert Übertragungsfehler.
02 — Mit OGS-Flow
So funktioniert es in OGS-Flow
- 01
Check-in per Wisch
Kommt ein Kind an, wird es auf dem Tablet mit einer Wisch-Geste eingecheckt. Keine Liste, kein Stift, kein Suchen nach dem richtigen Blatt.
- 02
Tagesübersicht in Echtzeit
Das ganze Team sieht denselben Stand: wer da ist, wer fehlt und wer abgemeldet ist — aktualisiert in dem Moment, in dem jemand eincheckt oder abmeldet.
- 03
Abmelden mit Grund
Abmeldungen gehen per Schnellzugriff direkt aus dem Check-in oder der Kinderliste. Der Grund wird strukturiert erfasst — krank, Urlaub, Termin — statt als Freitext.
- 04
Historie, Statistik, Export
Pro Kind bleibt die Anwesenheitshistorie abrufbar. Statistiken zeigen die Entwicklung, der CSV-Export liefert die Zahlen für Abrechnung und Trägerberichte.
Modul im Überblick
Anwesenheit & Check-in
- Digitaler Check-in per Wisch auf dem Tablet
- Tagesübersicht in Echtzeit: da, fehlt, abgemeldet
- Abmelden per Schnellzugriff aus Check-in oder Kinderliste
- Strukturierte Abwesenheitsgründe (krank, Urlaub, Termin)
- Anwesenheitshistorie pro Kind, jederzeit nachvollziehbar
- Anwesenheits-Statistiken und CSV-Export für Abrechnung & Träger
01 Brauchen wir spezielle Tablets oder eine App?
Nein. OGS-Flow läuft im Browser — auf Tablet und PC, ohne Installation und ohne App-Store.
02 Wer kann die Anwesenheitsdaten sehen?
Der Zugriff ist strikt nach Einrichtung getrennt: Betreuungskräfte sehen nur die Kinder ihrer Einrichtung, Eltern nur ihre eigenen Kinder.
03 Ist nachvollziehbar, wer eine Abwesenheit eingetragen oder geändert hat?
Ja. Jede Änderung an Kind-Daten — auch an Abwesenheiten — wird mit Name und Rolle im Änderungsprotokoll festgehalten.
04 Können wir die Anwesenheit für Abrechnung oder Trägerberichte nutzen?
Ja. Anwesenheitsdaten lassen sich als CSV exportieren und in der eigenen Abrechnung oder im Trägerbericht weiterverarbeiten.
04 — Kostenlose Vorlage
Noch auf Papier? Hier die Vorlage
Für den Übergang oder als Papier-Backup: unsere Vorlage zum Ausdrucken, kostenfrei und ohne Anmeldung.
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