01
Zeiten auf Zetteln
Wann ein Kind gehen darf, steht auf einem Anmeldebogen im Ordner — und Ausnahmen auf einem Post-it. Im Nachmittagsbetrieb ist beides nicht greifbar.
Wer kommt wann, wer isst was — geplant statt gesucht
Lena geht donnerstags früher, Tim isst freitags nicht mit, und ab nächster Woche ändert sich alles wieder: In der OGS hängen an jedem Kind eigene Zeiten und Essenswünsche. OGS-Flow hält beides pro Kind fest — mit einem Wochenplan, der Ausnahmen verträgt.
01 — Der Alltag heute
Wo es im Alltag hakt
02
Ausnahmen per Zuruf
„Heute holt die Oma ab, schon um 14 Uhr.“ Solche Absprachen landen bei einer Person und fehlen dem Rest des Teams.
03
Essen ohne Überblick
Wer isst an welchem Tag mit? Ohne zentrale Planung wird das täglich neu abgefragt — oder geschätzt.
02 — Mit OGS-Flow
So funktioniert es in OGS-Flow
- 01
Wochenplan pro Kind
Für jedes Kind wird festgelegt, an welchen Tagen es kommt und bis wann. Der Plan gilt Woche für Woche, ohne neu angelegt zu werden — und die Abholzeiten sind für das Team immer sichtbar.
- 02
Ausnahmen für einzelne Tage
„Donnerstag geht Lena früher“ — einzelne Abweichungen werden für den Tag gesetzt, ohne den Wochenplan anzufassen.
- 03
Rahmen der Einrichtung
Öffnungszeiten und Standard-Ankunftszeit werden einrichtungsweit konfiguriert und gelten für alle Kinder als Grundlage.
- 04
Essenstyp pro Wochentag
Pro Wochentag lässt sich der Essenstyp einstellen. Wo nichts Abweichendes hinterlegt ist, greift der Standard der Einrichtung.
- 05
Jede Änderung protokolliert
Änderungen an Betreuungszeiten und Essensplan werden mit Name und Rolle protokolliert — nachvollziehbar für Team, Leitung und im Streitfall.
Modul im Überblick
Betreuungszeiten
- Wöchentlicher Betreuungsplan pro Kind
- Ausnahmen für einzelne Tage ohne Änderung des Wochenplans
- Einrichtungsweite Öffnungszeiten und Standard-Ankunftszeit
01 Muss der Plan jede Woche neu gepflegt werden?
Nein. Der Wochenplan pro Kind gilt fortlaufend. Abweichungen setzen Sie nur für den betroffenen Tag.
02 Ist eine Essensbestellung beim Caterer integriert?
Nicht standardmäßig. OGS-Flow bildet Essensplan und Essenstyp pro Wochentag ab. Schnittstellen — etwa zu OpenMensa — sind als Integration nach Aufwand möglich.
03 Wer pflegt die Betreuungszeiten?
Betreuungskräfte können Betreuungszeiten für die Kinder ihrer eigenen Einrichtung pflegen — zusammen mit Check-in, Abmeldungen und Chat. Auf andere Einrichtungen haben sie keinen Zugriff.
04 Lässt sich nachvollziehen, wer eine Betreuungszeit geändert hat?
Ja. Jede Änderung an Kind-Daten wird mit Name und Rolle im Änderungsprotokoll festgehalten.
05 Gelten unterschiedliche Öffnungszeiten je Einrichtung?
Ja. Öffnungszeiten und Standard-Ankunftszeit werden pro Einrichtung konfiguriert — bei mehreren Einrichtungen unter einem Träger also jeweils passend.
04 — Kostenlose Vorlage
Noch auf Papier? Hier die Vorlage
Für den Übergang oder als Papier-Backup: unsere Vorlage zum Ausdrucken, kostenfrei und ohne Anmeldung.
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