Vergleich · Software für die OGS

OGS-Software im Vergleich — was wirklich passt

Die Offene Ganztagsschule sitzt zwischen Schule und Jugendhilfe — und damit zwischen allen Software-Kategorien. Dieser Vergleich zeigt, welche Art von Lösung wofür taugt, woran Sie eine gute Wahl erkennen und wann OGS-Flow nicht die richtige Antwort ist.

01 — Lösungstypen

Vier Wege, eine OGS zu verwalten

Wir vergleichen Kategorien, nicht einzelne Produkte — die Unterschiede innerhalb einer Kategorie sind oft größer als zwischen ihnen. Prüfen Sie im Einzelfall immer das konkrete Angebot.

	Excel / Papier	Schul-Apps & Messenger	Kita-Software	OGS-Flow
Gedacht für	Alles und nichts	Kommunikation Schule ↔ Eltern	Kindertagesstätten	Offene Ganztagsschule, Träger mit mehreren Einrichtungen
Anwesenheit & Abholung	Listen, manuell gepflegt	Meist nicht vorgesehen	Oft vorhanden	Check-in per Wisch, Echtzeit-Übersicht, Abwesenheitsgründe
Betreuungszeiten pro Kind	Tabelle oder Ordner	Meist nicht vorgesehen	Oft vorhanden, auf Kita-Verträge zugeschnitten	Wochenplan mit Ausnahmen für einzelne Tage
Elternkommunikation	Keine — Zettel, Telefon, Messenger	Stark — Nachrichten, oft Elternbriefe	Oft vorhanden	Elternbriefe mit Lesebestätigung, Umfragen, Chat
Datenschutz & Rollen	Dateirechte, keine Rollen	Je nach Anbieter	Je nach Anbieter	Vier Rollen, Trennung nach Einrichtung, Änderungsprotokoll
Typische Stärke	Sofort verfügbar, vertraut	Erreichen alle Eltern schnell	Ausgereift für den Kita-Betrieb	Auf den OGS-Nachmittag zugeschnitten, Open Source
Typische Lücke	Versionschaos, kein Änderungsprotokoll	Der Betreuungsalltag am Nachmittag fehlt	Schulalltag, Klassen und Ganztags-Logik passen nicht immer	Keine Beitragsabrechnung, keine Online-Anmeldung mit Warteliste

02 — Auswahlkriterien

Zehn Fragen an jeden Anbieter

Egal für welche Lösung Sie sich entscheiden: Diese Fragen sollte jedes Angebot für eine OGS überzeugend beantworten.

01 Ist die Software für den OGS-Alltag gebaut — oder für Kita oder Unterricht?

Der Nachmittag in der OGS hat eigene Abläufe: wechselnde Abholzeiten, Kurse, Ferienbetreuung, Kinder aus mehreren Klassen in einer Gruppe. Eine Lösung aus einem anderen Bereich passt oft nur halb.

02 Wo werden die Daten gehostet — und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Bei Kinderdaten sollten Hosting in Deutschland oder der EU und ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO selbstverständlich sein. Fragen Sie auch nach Unterauftragnehmern.

03 Gibt es ein Rollenkonzept, das Ihre Organisation abbildet?

Träger, Einrichtungsleitung, Betreuungskraft, Eltern: Jede Gruppe sollte nur sehen, was sie braucht. Gemeinsame Logins sind ein Warnsignal.

04 Ist nachvollziehbar, wer was geändert hat?

Ein Änderungsprotokoll ist im Streitfall — etwa bei Abholung oder Aufsichtspflicht — Gold wert. Fragen Sie, welche Daten protokolliert werden.

05 Brauchen Eltern und Team eine App aus dem App-Store?

Apps müssen installiert und aktualisiert werden. Browserbasierte Lösungen laufen auf vorhandenen Geräten, setzen aber eine stabile Internetverbindung voraus.

06 Kommen Sie mit Ihren Daten wieder heraus?

Ein vollständiger Export in offenen Formaten (z. B. CSV) schützt vor Abhängigkeit — auch für Auswertungen und Trägerberichte im Alltag.

07 Passt die Software zu mehreren Einrichtungen?

Träger mit mehreren Standorten brauchen Mandantenfähigkeit: getrennte Daten je Einrichtung, aber eine gemeinsame Verwaltung.

08 Wie läuft die Einführung — und was kostet sie?

Datenübernahme, Schulung, Pilotphase: Fragen Sie nach Zeitrahmen und Kosten, nicht nur nach dem Monatspreis.

09 Wie transparent ist das Preismodell?

Lizenz pro Kind, pro Einrichtung, pro Nutzer? Rechnen Sie mit Ihren echten Zahlen — auch für die kommenden Jahre mit steigenden Kinderzahlen.

10 Wer steht dahinter — und was passiert, wenn es den Anbieter nicht mehr gibt?

Bei Open-Source-Software bleibt der Quellcode verfügbar. Bei proprietären Lösungen lohnt die Frage nach Exit-Szenarien.

03 — Ehrliche Grenzen

Wann OGS-Flow nicht passt

Keine Software kann alles. Wenn einer dieser Punkte für Sie entscheidend ist, sollten Sie das wissen, bevor wir sprechen.

Sie wollen Elternbeiträge abrechnen

OGS-Flow enthält keine Beitragsabrechnung und keine Rechnungsstellung. Anwesenheitsdaten lassen sich als CSV für Ihre Abrechnung exportieren; eine Anbindung an Zahlungsdienste ist nur als individuelle Integration nach Aufwand möglich.

Sie brauchen eine Online-Anmeldung mit Warteliste

Eltern und Kinder werden in OGS-Flow von der Einrichtung angelegt und per Einladung freigeschaltet. Ein öffentliches Anmeldeformular mit Wartelisten-Logik gehört nicht zum Funktionsumfang.

Sie suchen Schulverwaltung

Stundenplan, Vertretungsplan, Noten oder Zeugnisse deckt OGS-Flow nicht ab. Dafür gibt es Schulverwaltungssoftware — OGS-Flow kümmert sich um den Ganztag.

Sie wollen zwingend eine App aus dem App-Store

OGS-Flow läuft im Browser als Progressive Web App. Das spart Installation und Updates, ist aber keine App aus dem App-Store.

01 Kann man in der OGS nicht einfach Kita-Software verwenden?

Teilweise. Kita-Software ist für Kindertagesstätten gebaut. Ob sie zur OGS passt, hängt davon ab, wie gut sie Schulklassen, wechselnde Nachmittagszeiten und Ferienbetreuung abbildet. Prüfen Sie das im Einzelfall.

02 Reicht eine Schul-App für die Kommunikation mit Eltern?

Für Nachrichten oft ja. Der Betreuungsalltag am Nachmittag — Anwesenheit, Abholzeiten, Betreuungszeiten pro Kind — ist in Schul-Apps aber meist nicht vorgesehen.

03 Was unterscheidet OGS-Flow von anderen Lösungen?

OGS-Flow ist auf den OGS-Alltag zugeschnitten, Open Source, mandantenfähig für Träger mit mehreren Einrichtungen und wird in Deutschland gehostet. Entwickelt wurde es mit dem Kinderschutzbund Kreisverband Ostholstein, gefördert vom Land Schleswig-Holstein.

04 Was kann OGS-Flow nicht?

Keine Beitragsabrechnung, keine Online-Anmeldung mit Warteliste, keine Schulverwaltung (Stundenplan, Noten) und keine App aus dem App-Store — OGS-Flow läuft im Browser.

05 — Selbst ansehen

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