„Fünf Einrichtungen, fünf Systeme."
Jede Einrichtung hat ihr eigenes Werkzeug — manche Excel, manche Papier, manche einen Messenger. Wer im Verbund arbeitet, springt den ganzen Tag zwischen Oberflächen und Ordnern.
Mehrere Standorte. Ein System.
Wenn Sie als Träger mehrere Einrichtungen verantworten, kennen Sie das Problem: jede Einrichtung mit eigenen Listen, eigenen Logins, eigenen Wegen zu den Eltern. OGS-Flow bringt alle Standorte in ein System — mit klar getrennten Daten und Rollen.
Mandantenfähigalle Einrichtungen
4 Rollenstrikt getrennt
29 €Sockel ab 5 Einrichtungen
4 WochenPilot kostenfrei
01 — Was bisher hakt
Sechs Sätze, die Sie zu oft sagen
Die typischen Reibungspunkte bei Trägern mit mehreren Einrichtungen — selten dramatisch, oft chronisch.
„Der Trägerbericht braucht Tage."
Anwesenheit und Fehlzeiten — jede Einrichtung liefert in einem anderen Format. Das Zusammenführen ist Excel-Knochenarbeit, jedes Mal aufs Neue.
„Ein Kind wechselt den Standort."
Umzug, Platzwechsel, neue Gruppe: Die Daten werden neu erfasst, Unterlagen wandern per Mail. Dabei geht etwas verloren — oder liegt danach doppelt.
„Wer hat eigentlich Zugriff worauf?"
Bei Personalwechsel oder neuem Standort entstehen Berechtigungslücken. Im schlimmsten Fall hat eine ehemalige Mitarbeiterin noch Zugriff auf Kinderdaten — und niemand weiß es.
„Pro Einrichtung ein eigenes Werkzeug."
Jede Einrichtung hat ihre eigene Lösung, eigene Kosten, eigene Datenschutzfragen. Allein die Übersicht kostet messbar Zeit.
„Migration verschoben — schon wieder."
Alle wissen, dass das Bestandssystem nicht mehr passt. Aber der Wechsel über mehrere Standorte wirkt groß — also bleibt es beim Provisorium. Bis zum nächsten Jahr.
02 — Was sich ändert
Drei Veränderungen, die spürbar entlasten
Keine Feature-Liste, sondern strukturelle Vereinfachungen — das, was im Verbund tatsächlich Zeit spart.
01
Ein System, alle Standorte.
Alle Einrichtungen laufen mandantenfähig unter einem Träger. Kinder, Eltern und Personal werden zentral verwaltet — neue Einrichtungen ergänzen Sie, wenn Sie wachsen.
- Mehrere Einrichtungen unter einem Träger
- Zentrale Kinder-, Eltern- und Personalverwaltung
- Kinder zwischen Einrichtungen übertragen
- Ein Login für alles über Keycloak
02
Klare Rollen, getrennte Daten.
Vier Rollen — Organisationsleitung, Einrichtungsleitung, Betreuungskraft, Eltern. Jede sieht nur, was sie sehen soll. Jede Änderung an Kind-Daten wird mit Name und Rolle protokolliert.
- Vier Rollen mit strikter Zugriffstrennung
- Betreuungskräfte sehen nur ihre Einrichtung
- Lückenloses Änderungsprotokoll
- Zugang per kontrollierter Einladung
03
Zahlen ohne Excel-Pflege.
Anwesenheit, Fehlzeiten und Statistiken entstehen im laufenden Betrieb. Für Trägerberichte und Abrechnung exportieren Sie die Daten als CSV.
- Statistik-Dashboard für Leitung und Team
- Rollenspezifische Dashboards
- CSV-Export für Abrechnung und Trägerberichte
- Anwesenheitshistorie pro Kind
03 — Rollen
Jede Rolle sieht, was sie braucht
Vier Rollen, strikt nach Einrichtung getrennt — und den Zugang schalten Sie erst frei, wenn Sie so weit sind.
Organisationsleitung
Alle Einrichtungen des Trägers, Personal, Statistiken und Exporte im Blick.
Einrichtungsleitung
Kinder, Eltern und Team der eigenen Einrichtung; Elternbriefe und Konfiguration.
Betreuungskraft
Check-in, Abmeldungen, Betreuungszeiten und Chat — nur für die eigene Einrichtung.
Eltern
Eigenes Dashboard: Infos zum Kind, Elternbriefe, Umfragen und der direkte Draht zur OGS.
04 — Setup
So sieht ein Träger-Setup von oben aus
Ein Beispiel mit drei Einrichtungen — funktioniert genauso für zwei oder zwanzig. Der Träger verwaltet zentral, jede Einrichtung arbeitet mit ihren eigenen Daten.
Organisationsleitung
- Alle Einrichtungen in einem System (mandantenfähig)
- Zentrale Kinder-, Eltern- und Personalverwaltung
- Statistiken und Exporte aller Einrichtungen im Blick
- CSV-Export für Trägerberichte und Abrechnung
- Ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO
96 Kinder
Einrichtungsleitung vor Ort84 Kinder
Einrichtungsleitung vor Ort72 Kinder
Einrichtungsleitung vor OrtEinrichtungen ergänzbar — auch nachträglich
Beispielhafte Einrichtungen. Jeder Standort hat seine eigene Realität — eigene Öffnungszeiten, eigenes Team, eigene Abläufe. Betreuungskräfte sehen nur die Kinder ihrer Einrichtung; die Trägerleitung behält den Überblick.
05 — Zusammenarbeit
Vom Erstgespräch zum Betrieb
Die Etappen, die typischerweise zwischen erstem Gespräch und laufendem Betrieb liegen.
- 01
Erstgespräch & Bedarfsanalyse
Wir hören zu — was läuft, was hakt, was muss bis wann anders werden. Am Ende steht eine gemeinsame Einschätzung, ob OGS-Flow zum Träger passt.
kostenfrei - 02
Angebot
Auf Basis des Gesprächs erstellen wir ein Angebot nach unserem Preismodell — ab fünf Einrichtungen mit reduziertem Sockelbetrag, ab 30 Einrichtungen individuell.
transparent - 03
Pilotbetrieb mit echten Daten
Eine ausgewählte Einrichtung startet vier Wochen im Pilot — mit echten Daten, echtem Personal, echten Eltern. Sie sehen, ob es funktioniert.
4 Wochen · kostenfrei - 04
Einführung in allen Einrichtungen
Das Onboarding-Tutorial ist inklusive; Datenübernahme aus Altsystemen und zusätzliche Online-Schulungen sind nach Aufwand möglich. Typisch dauert die Einführung zwei bis sechs Wochen.
2 – 6 Wochen - 05
Laufender Betrieb
Betrieb, Backups und Wiederherstellung übernehmen wir, mit einer SLA-Uptime von 99,5 %. Bei Fragen antworten wir persönlich — kein Bot.
fortlaufend