Der Check-in ersetzt die Papierliste: Kinder werden per Wisch-Bedienung erfasst, die Tagesübersicht zeigt in Echtzeit, wer da ist, wer fehlt und wer abgemeldet ist. Abwesenheiten werden strukturiert erfasst statt auf Zetteln.

Digitaler Check-in per Wisch auf dem Tablet
Tagesübersicht in Echtzeit: da, fehlt, abgemeldet
Abmelden per Schnellzugriff aus Check-in oder Kinderliste
Strukturierte Abwesenheitsgründe (krank, Urlaub, Termin)
Anwesenheitshistorie pro Kind, jederzeit nachvollziehbar
Anwesenheits-Statistiken und CSV-Export für Abrechnung & Träger

🕐

Wochenplan pro Kind, mit Ausnahmen

Betreuungszeiten

Für jedes Kind wird festgelegt, an welchen Tagen es kommt und bis wann. Einzelne Abweichungen für einen Tag lassen sich setzen, ohne den ganzen Wochenplan anzufassen — etwa wenn ein Kind donnerstags früher geht.

Wöchentlicher Betreuungsplan pro Kind
Ausnahmen für einzelne Tage ohne Änderung des Wochenplans
Einrichtungsweite Öffnungszeiten und Standard-Ankunftszeit

🍽️

Wochen-Essensplan pro Einrichtung

Essensplanung

Die Essensplanung bildet den Wochenplan der Einrichtung ab. Pro Wochentag lässt sich der Essenstyp einstellen; ein einrichtungsweiter Standard greift als Fallback.

Wochen-Essensplan pro Einrichtung
Essenstyp pro Wochentag einstellbar
Einrichtungsweiter Standard als Fallback

📨

Elternbriefe, Umfragen & Chat

Elternkommunikation

Elternbriefe erreichen alle Eltern sofort — mit PDF-Anhang und Lesebestätigung. Integrierte Umfragen holen pro Kind eine Rückmeldung ein. Für den direkten Draht gibt es einen Chat zwischen Betreuungsteam und Eltern.

Digitale Elternbriefe an alle Eltern
PDF-Anhänge (bis 10 MB) für Formulare und Infoblätter
Lesebestätigungen: wer hat den Brief gelesen
Integrierte Umfragen/Abstimmungen (Einfach- oder Mehrfachauswahl)
Direkter Chat (1:1 und mit mehreren Teilnehmern), mit Gelesen-Status
Eigenes Eltern-Dashboard mit allen Infos zum eigenen Kind

🏫

Mandantenfähig, vier Rollen

Verwaltung & Rollen

Träger verwalten mehrere Einrichtungen mandantenfähig an einem Ort. Kinder, Eltern und Personal werden zentral gepflegt; der Zugang wird gezielt per Einladung freigeschaltet. Vier Rollen sorgen dafür, dass jede Person nur sieht, was sie sehen soll.

Mehrere Einrichtungen unter einem Träger (mandantenfähig)
Zentrale Kinder-, Eltern- und Personalverwaltung
Vier Rollen: Träger-Leitung, Einrichtungsleitung, Betreuungskraft, Eltern
Kontrollierte Einladung (einzeln oder als Sammel-Einladung)
Kinder zwischen Einrichtungen übertragen
Rollenspezifische Dashboards und Termine-Übersicht

🔒

Keycloak, Zugriffstrennung, Protokoll

Sicherheit & Datenschutz

Datenschutz ist Fundament: Ein zentraler Identitätsdienst (Keycloak) sorgt für ein Login für alles, der Zugriff ist strikt nach Einrichtung getrennt, und jede Änderung an Kind-Daten wird mit Name und Rolle protokolliert. Gehostet wird in eigener Infrastruktur in Deutschland.

Zentrale, sichere Anmeldung über Keycloak (ein Login für alles)
Zugriff strikt nach Einrichtung getrennt
Lückenloses Änderungsprotokoll mit Name und Rolle
Hosting in eigener Infrastruktur in Deutschland — keine US-Cloud
Läuft im Browser (PWA) — keine Installation, Tablet und PC

02 — Im Einsatz

So sieht ein Arbeitstag aus

Drei Perspektiven, ein System — OGS-Flow passt sich Ihrer Rolle und Ihrem Alltag an.

Montag · 07:45 Uhr

Der Start in den Tag

Anja Becker

Betreuungskraft „Sonnenkäfer“

Tablet aus dem Ladegerät, Check-in öffnen. Die Kinder kommen rein, ein Wisch pro Name. Über den Chat schreiben Lenas Eltern: sie hat Fieber. Anja trägt die Abwesenheit als krank ein. Bis 8:30 Uhr zeigt die Echtzeit-Übersicht, wer da ist, wer fehlt und wer abgemeldet ist.

Genutzte Module

📅Anwesenheit & Check-in 📨Elternkommunikation

Mittwoch · 12:30 Uhr

Der Elternbrief

Mehmet Demir

Betreuungskraft

Der Sommerausflug steht an. Mehmet verschickt einen Elternbrief mit PDF-Einladung und einer kurzen Umfrage, wer mitkommt. Die Eltern stimmen pro Kind ab, die Lesebestätigungen laufen ein — kein Zettel geht im Ranzen verloren.

Genutzte Module

📨Elternkommunikation 🍽️Essensplanung

Freitag · 16:00 Uhr

Zahlen für den Träger

Dr. Katrin Hellmann

Einrichtungsleitung

Der Träger braucht die Anwesenheitszahlen. Anwesenheit und Fehlzeiten pro Gruppe — als CSV exportiert und weitergereicht. Was früher zwei Stunden Excel-Pflege war, ist heute ein Klick. Mehr Zeit für das, was zählt: die Kinder.

Genutzte Module

📅Anwesenheit & Check-in 🏫Verwaltung & Rollen

01 Wie lange dauert die Einführung?

Typisch zwischen zwei und sechs Wochen. Wir begleiten Sie von der Datenübernahme bis zur Schulung — das Tempo bestimmen Sie. Pilotbetrieb beginnt meist nach zwei Wochen, der Vollausbau folgt schrittweise.

02 Was passiert mit unseren bisherigen Daten?

Wir unterstützen bei der Datenübernahme aus Excel, CSV oder gängigen OGS-Tools, damit niemand Daten doppelt erfassen muss. Die Datenmigration rechnen wir nach Aufwand ab.

03 Wie wird das System gehostet?

OGS-Flow wird in einem deutschen Rechenzentrum gehostet und von uns betrieben. Die Daten bleiben in Deutschland und werden DSGVO-konform verarbeitet. Sie müssen keine eigene Hardware bereitstellen — Betrieb, Updates und Backups übernehmen wir.

04 Was kostet OGS-Flow?

Es gibt drei feste Monatspauschalen je Einrichtungsgröße (bis 50, 51 – 100, 101 – 300 Kinder) sowie ein individuelles Träger-Paket auf Anfrage — kein Preis pro Kind. Ein passendes Angebot erstellen wir Ihnen gern auf Anfrage.

05 Brauchen die Eltern eine App?

Nein. OGS-Flow läuft als Progressive Web App direkt im Browser — keine Installation, kein App-Store, funktioniert auf Tablet und PC. Eltern erreichen über ihr Dashboard Elternbriefe, Umfragen und den Chat mit der Einrichtung.

06 Wie sicher sind die Daten?

Die Anmeldung läuft zentral über Keycloak — ein Login für alles. Der Zugriff ist strikt nach Einrichtung getrennt: Betreuungskräfte sehen nur ihre Einrichtung, Eltern nur das eigene Kind. Jede Änderung an Kind-Daten wird mit Name und Rolle protokolliert. Gehostet wird in eigener Infrastruktur in Deutschland.

07 Können wir das System anpassen?

Einrichtungsweite Einstellungen wie Öffnungszeiten, Standard-Ankunftszeit und Essenstypen legen Sie selbst fest. Individuelle Features besprechen wir auf Anfrage. Für die Anmeldung setzen wir auf den etablierten Open-Source-Baustein Keycloak.

08 Was passiert bei einem Ausfall?

Regelmäßige Backups, Betrieb und Wiederherstellung übernehmen wir. Für die Verfügbarkeit gilt in allen Paketen eine SLA-Uptime von 99,5 %.

04 — Loslegen

Bereit für digitale OGS-Verwaltung?

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